Kilometervergoeding
Definitie
De kilometervergoeding (ook: reiskostenvergoeding per kilometer) is de onbelaste vergoeding die een werkgever mag uitkeren aan een werknemer voor zakelijke kilometers die met een eigen, privé- of huurauto worden gemaakt. Per 1 januari 2024 is het onbelaste maximum verhoogd van €0,21 naar €0,23 per kilometer; de meest actuele bedragen worden jaarlijks gepubliceerd door de Belastingdienst — controleer altijd Belastingdienst.nl voor het tarief in het lopende jaar.
De regeling is geregeld in de Wet op de loonbelasting (artikel 31a Wet LB 1964) en valt binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Belangrijk: de €0,23/km is een wettelijk maximum aan onbelaste vergoeding. De werkgever mag een hoger bedrag betalen, maar het meerdere telt fiscaal mee als bruto loon en valt dan onder de reguliere loonheffing.
Voor woon-werkverkeer geldt dezelfde €0,23/km onbelast, ongeacht of de werknemer met de eigen auto, fiets, openbaar vervoer of motor reist. Sinds 2023 is woon-werkverkeer dus expliciet inbegrepen in de regeling — daarvoor was er een lagere subreling. Voor zakelijke ritten (klantbezoek, leverancier, project) geldt eveneens €0,23/km. De werknemer moet wel een sluitende administratie kunnen overleggen — een rittenregistratie of het routebewijs van een fleet-platform is daarvoor het meest robuuste bewijsmiddel.
Voor zelfstandigen en ZZP'ers is er een vergelijkbare regeling: zakelijke kilometers met een privéauto mogen via de inkomstenbelasting worden afgetrokken tegen €0,23/km. Voor de zakelijke auto geldt deze regeling niet — daar wordt het werkelijke kostenverloop volgens de bedrijfsadministratie gehanteerd.
Voor wagenparkbeheerders is de kilometervergoeding vooral relevant bij medewerkers die geen vaste auto van de zaak hebben maar wel zakelijk reizen, en bij gemengde mobiliteitsbudgetten waarbij de medewerker kiest tussen auto, OV-kaart, fiets en kilometervergoeding. Een geautomatiseerd ritregistratiesysteem of mobiliteitsplatform vereenvoudigt de administratie aanzienlijk.
Bron: Belastingdienst.nl — Reiskostenvergoeding 2026; Wet op de loonbelasting art. 31a; Handboek Loonheffingen 2026; Rijksoverheid.nl — Wijzigingen reiskosten 2024.
Praktijkvoorbeeld
Een Eindhovense accountant rijdt in 2026 voor klantbezoeken 6.500 km met haar eigen auto. De werkgever vergoedt €0,23/km onbelast, totaal €1.495. Daarnaast 12.000 km woon-werkverkeer, eveneens onbelast (€2.760). De rittenregistratie wordt automatisch bijgehouden via een GPS-tracker met FleetTrack-koppeling, zodat de werkgever bij een eventuele Belastingdienst-controle direct sluitende ritrapportages kan overleggen.
Veelgestelde vragen over kilometervergoeding
Hoeveel bedraagt de onbelaste kilometervergoeding in 2026?
In 2026 mag de werkgever maximaal €0,23 per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer. Dit is het wettelijk vastgestelde maximum onder artikel 31a Wet LB. Hogere vergoedingen zijn toegestaan, maar het meerdere is belast als loon. Controleer altijd Belastingdienst.nl voor eventuele aanpassingen.
Telt woon-werkverkeer mee voor de €0,23/km?
Ja. Sinds 1 januari 2023 valt woon-werkverkeer onder dezelfde regeling als zakelijke ritten en mag tegen €0,23/km onbelast worden vergoed, ongeacht het vervoermiddel.
Welke administratie moet de werknemer bijhouden?
De werknemer moet kunnen aantonen welke kilometers daadwerkelijk zakelijk zijn gereden. In de praktijk volstaat een sluitende rittenregistratie (logboek, GPS-tracker of fleet-platform) met datum, route en doel van de rit. Bij een belastingcontrole moet deze administratie minimaal vijf jaar bewaard zijn (artikel 52 AWR).
Mag een werkgever meer dan €0,23/km vergoeden?
Ja, dat mag, maar het deel boven €0,23/km is belast als loon en valt onder de reguliere loonheffing. Veel werkgevers kiezen daarom voor exact €0,23/km om de administratieve last te beperken.