Zakelijke kilometers
Definitie
Zakelijke kilometers zijn kilometers die een werknemer of ondernemer aflegt in het kader van zijn werk: klantbezoeken, leveringen, vergaderingen op een externe locatie, congressen, opleidingen en overige niet-vaste werkzaamheden. De Belastingdienst onderscheidt zakelijke kilometers nadrukkelijk van privékilometers — waaronder ook woon-werkverkeer, dat in de fiscale wetgeving als privégebruik wordt aangemerkt voor de bijtelling auto van de zaak (Wet IB 2001 art. 3.20), maar wel in aanmerking komt voor de onbelaste kilometervergoeding (art. 3.17).
Voor het kalenderjaar 2026 geldt een onbelaste kilometervergoeding van €0,23 per zakelijke kilometer. Dit bedrag is geleidelijk gestegen: €0,19 (tot 2022), €0,21 (2023), €0,22 (2024) en €0,23 (vanaf 2026), conform de Beleidsagenda Mobiliteit van de Rijksoverheid en de jaarlijkse aanpassing van het Handboek Loonheffingen. De vergoeding kan onbelast worden uitgekeerd ongeacht het type voertuig — auto, motor, scooter, fiets of OV — en ongeacht de werkelijke gemaakte kosten per kilometer.
Voor de bewijslast moet een werkgever (of zelfstandige) een sluitende kilometeradministratie voeren die per zakelijke rit minimaal de datum, het beginadres, het eindadres, het ritkarakter en het aantal kilometers vastlegt. Bij gebruik van een auto van de zaak gelden de uitgebreidere eisen van een sluitende rittenregistratie (zie aldaar), met als doel onder meer de 500-kilometergrens voor bijtellingsvrijstelling te onderbouwen.
Vergoedingen boven €0,23/km zijn belast als loon, tenzij ze binnen de WKR-vrije ruimte vallen (1,7 procent over de eerste €400.000 fiscale loonsom in 2026, 1,18 procent over het meerdere). Reisdeclaraties met OV-abonnement, deelmobiliteit of een fiets-van-de-zaak vallen onder eigen specifieke regelingen.
Bron: Belastingdienst.nl — Reiskostenvergoeding; Wet IB 2001 art. 3.17 en 3.20; Handboek Loonheffingen 2026; Rijksoverheid — Beleidsagenda Duurzame Mobiliteit; AWR art. 52 (bewaarplicht).
Praktijkvoorbeeld
Een verkoper-buitendienst met een privé-auto rijdt in 2026 jaarlijks circa 32.000 km, waarvan 24.500 km zakelijk en 7.500 km privé (woon-werk + privé-ritjes). De werkgever vergoedt €0,23/km × 24.500 = €5.635 onbelast. De verkoper houdt elke rit bij in een GPS-app op zijn smartphone die data automatisch synchroniseert naar het personeelssysteem — geen handmatige declaraties, sluitende administratie voor de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen over zakelijke kilometers
Wat is het verschil tussen zakelijke kilometers en woon-werkverkeer?
Zakelijke kilometers zijn ritten in opdracht van de werkgever buiten het vaste werkadres (klantbezoek, vergadering, levering). Woon-werkverkeer is de dagelijkse rit van huis naar het vaste werkadres. Voor de bijtelling telt woon-werk als privé; voor de onbelaste kilometervergoeding gelden ze beide à €0,23/km in 2026.
Wat is de onbelaste kilometervergoeding in 2026?
€0,23 per zakelijke kilometer (inclusief woon-werkverkeer). Dit bedrag geldt ongeacht het type voertuig en ongeacht de werkelijk gemaakte kosten. Hogere vergoedingen vallen in de WKR-vrije ruimte of worden belast als loon.
Welke registratieplicht geldt voor zakelijke kilometers?
Per rit minimaal: datum, beginadres, eindadres, ritkarakter (zakelijk/privé/woon-werk) en aantal kilometers. Bij een auto van de zaak met 500-kilometergrens-claim gelden uitgebreidere eisen (zie rittenregistratie). Bewaartermijn: minimaal vijf jaar (AWR art. 52).