Werkkostenregeling
Definitie
De werkkostenregeling (WKR) is sinds 1 januari 2015 het verplichte fiscale kader waarbinnen werkgevers vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belastingvrij kunnen aanbieden zonder voor elke afzonderlijke vergoeding een specifieke regeling toe te passen. De WKR vervangt het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen en is geregeld in artikel 31a Wet op de loonbelasting 1964.
Het kernconcept is de zogenaamde "vrije ruimte": een percentage van de fiscale loonsom van de werkgever dat onbelast besteed mag worden aan werknemers. Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte 1,7 procent over de eerste €400.000 fiscale loonsom en 1,18 procent over het bedrag boven €400.000. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80 procent eindheffing over het meerdere (artikel 31a lid 2 Wet LB 1964).
Naast de vrije ruimte bestaan er gerichte vrijstellingen — categorieën die niet ten laste van de vrije ruimte komen, zoals zakelijke reiskosten tot €0,23/km (2026), abonnementen voor OV gericht op zakelijk gebruik, scholing en cursussen, gereedschap en werkkleding, en bepaalde thuiswerkvoorzieningen tot €2,40 per thuiswerkdag (2026, geactualiseerd in Handboek Loonheffingen 2026). Deze vrijstellingen zijn limitatief opgesomd in art. 31a lid 2 sub b Wet LB 1964.
In de fleet- en mobiliteitscontext is de WKR vooral relevant voor: kilometervergoedingen boven €0,23/km, parkeervergoedingen, verkeersovertredingen die de werkgever voor zijn rekening neemt, telematica- of dashcam-installatie in privévoertuigen, leasefietsen voor woon-werk, en mobiliteitsbudgetten voor het privédeel. Een fout in de WKR-administratie kan tot een aanzienlijke naheffing en boete leiden — de Belastingdienst heeft de WKR sinds 2023 als focusgebied aangewezen voor controles bij MKB-werkgevers.
Bron: Belastingdienst.nl — Werkkostenregeling 2026; Wet op de loonbelasting 1964 art. 31a; Handboek Loonheffingen 2026; Rijksoverheid — Beleidsagenda Loonheffingen.
Praktijkvoorbeeld
Een Hagaagse advocatenkantoor met 28 werknemers en een fiscale loonsom van €2,4 miljoen heeft in 2026 een vrije WKR-ruimte van: 1,7% × €400.000 + 1,18% × €2.000.000 = €6.800 + €23.600 = €30.400 belastingvrij beschikbaar. De HR-manager besteedt dit aan: kerstpakketten (€8.500), OR-budget (€4.000), verjaardagsattenties (€2.800), bovenwettelijke kilometervergoedingen (€7.200), en thuiswerkvergoedingen (€7.900) — geheel binnen de vrije ruimte, geen eindheffing.
Veelgestelde vragen over werkkostenregeling
Wat is de vrije ruimte in 2026?
1,7 procent over de eerste €400.000 fiscale loonsom en 1,18 procent over het bedrag daarboven. Voor een werkgever met €1 miljoen loonsom is dat: €6.800 + €7.080 = €13.880 belastingvrij beschikbaar. Bij overschrijding 80 procent eindheffing over het meerdere.
Vallen kilometervergoedingen onder de WKR?
Vergoedingen tot €0,23/km vallen onder een gerichte vrijstelling (art. 31a lid 2 sub b Wet LB 1964) en komen NIET ten laste van de vrije ruimte. Het meerdere boven €0,23/km moet wel uit de vrije ruimte worden betaald of wordt belast als loon.
Hoe registreer ik WKR-uitgaven correct?
Per uitgave: datum, ontvanger, bedrag, doel, en categorie (gerichte vrijstelling of vrije ruimte). Een aparte WKR-administratie naast de salarisadministratie is gangbaar. Maandelijks of per kwartaal moet de loonadministrateur het verloop van de vrije ruimte monitoren om overschrijding te voorkomen.
Wat is de boete bij WKR-overschrijding?
Geen boete in de strikte zin: 80 procent eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte. Bij ontbrekende administratie kan wel een verzuim- of vergrijpboete worden opgelegd op grond van AWR art. 67c-67e (verzuim) of 67d-67f (vergrijp).