GPS Ritregistratie: Sluitende Kilometeradministratie voor uw Wagenpark

Wat is gps ritregistratie?

Gps ritregistratie is het automatisch vastleggen van elke rit met een voertuig via een gps-unit: begin- en eindadres, tijdstip, kilometerstand en het karakter van de rit. Het vervangt het handgeschreven ritboekje en levert een administratie die zowel de Belastingdienst als uw eigen planning kan gebruiken.

Voor veel MKB-bedrijven begint het onderwerp bij een heel praktisch probleem. De bijtelling voor een auto van de zaak vervalt pas als aantoonbaar minder dan 500 kilometer per jaar prive wordt gereden, en dat bewijs moet uit een sluitende rittenregistratie komen. Handmatig bijhouden lukt de eerste maand; daarna ontstaan gaten die achteraf niet meer te repareren zijn.

Een gps-systeem draait die volgorde om. De registratie loopt door zonder dat iemand eraan hoeft te denken, en de bestuurder bevestigt achteraf alleen nog of een rit zakelijk of prive was. Wat overblijft is een doorlopende reeks ritten zonder ontbrekende kilometers.

Hoe werkt een gps ritregistratiesysteem in de praktijk?

Een unit in het voertuig bepaalt de positie via satelliet en verstuurt ritgegevens over het mobiele netwerk naar een portaal. Het systeem herkent zelf wanneer een rit start en stopt, koppelt adressen aan coordinaten en berekent de kilometerstand door. De bestuurder labelt de rit via een app of een knop in de auto.

• • OBD-units worden in de diagnosestekker geplaatst en zijn zonder ingreep te verplaatsen tussen voertuigen, wat prettig is bij leaseauto's en korte contracten
• • vast ingebouwde units zitten uit het zicht, zijn lastiger te verwijderen en zijn gebruikelijk bij bestelwagens en bedrijfsauto's in eigendom
• • laat de unit waar mogelijk de werkelijke tellerstand uit het voertuig meelezen; een uit gps berekende stand loopt na verloop van tijd uiteen met de teller op het dashboard, en juist dat verschil valt op bij controle
• • een prive-stand of prive-knop zorgt dat priveritten wel als kilometers worden geteld, maar zonder detailroute in het portaal belanden
• • controleer of het systeem posities buffert bij wegvallende dekking, bijvoorbeeld in de Maastunnel, de Beneluxtunnel of een ondergrondse parkeergarage, en ze daarna alsnog doorstuurt

Welke gegevens moet een sluitende rittenregistratie bevatten?

De Belastingdienst benoemt concreet welke gegevens in een rittenregistratie horen te staan. Het gaat om voertuiggegevens, de periode waarin de auto ter beschikking stond en per rit de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het begin- en eindadres, de gereden route als die afwijkt en het karakter van de rit.

• • merk, type en kenteken van het voertuig en de periode van terbeschikkingstelling
• • datum van de rit, met begin- en eindstand van de kilometerteller
• • begin- en eindadres, plus de gereden route wanneer die afwijkt van de meest gebruikelijke
• • het karakter van de rit: zakelijk of prive, waarbij woon-werkverkeer voor de loonheffing als zakelijk telt
• • wie een Verklaring geen privegebruik auto heeft, moet die registratie op verzoek kunnen overleggen; voor een bestelauto bestaat daarnaast de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto, waarbij geen rittenregistratie nodig is maar ook geen enkele prive-kilometer is toegestaan

Gps ritregistratie in Rotterdam en Zuid-Holland

In de regio Rotterdam bestaat een werkdag zelden uit een enkele rit. Servicebedrijven, installateurs en distributeurs rijden korte trajecten tussen stad, haven en omliggende gemeenten. Hoe meer stops per dag, hoe groter het verschil tussen wat een systeem registreert en wat iemand achteraf uit zijn hoofd opschrijft.

Ritten richting de Maasvlakte, de Waalhaven en de Botlek lopen over de A15, met wachttijden bij poorten die de dagplanning verschuiven. Aan de andere kant van de stad bepalen de Van Brienenoordbrug en de A16 hoe laat een monteur werkelijk bij de klant staat. Een registratie op basis van werkelijk gereden ritten laat dat verschil zien, een schatting niet.

Ook binnen Zuid-Holland verschilt het beeld per sector: versstromen vanuit het Westland, distributie rond Barendrecht en Ridderkerk, maakindustrie in de Drechtsteden en veel korte servicebezoeken in Den Haag en Delft. Rijdt u de Rotterdamse binnenstad in met bestelwagens, houd dan rekening met de zero-emissiezone voor stadslogistiek en de bijbehorende overgangsregelingen; ritdata helpt bij het bepalen welke voertuigen die zone daadwerkelijk raken.

Wat zegt de wet over privacy bij ritregistratie?

Ritgegevens zijn herleidbaar tot een bestuurder en vallen daarmee onder de AVG. U hebt een concreet doel nodig, zoals fiscale verantwoording, planning of onderhoud, en de verwerking moet in verhouding staan tot dat doel. Voortdurend meekijken zonder aanleiding hoort daar niet bij.

• • leg doel, grondslag en bewaartermijn vast in het verwerkingsregister en in een kort volgreglement dat medewerkers kennen
• • informeer bestuurders vooraf; heimelijke registratie is alleen in zeer uitzonderlijke situaties toelaatbaar
• • de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden, omdat het systeem aanwezigheid en gedrag van personeel zichtbaar maakt
• • beperk de toegang tot ritgegevens tot de mensen die er hun werk mee doen, en bewaar ritten niet langer dan de fiscale of operationele noodzaak vraagt

Waar let u op bij de keuze van een gps ritregistratiesysteem?

Let op de betrouwbaarheid van de registratie, de correctiemogelijkheden en de koppelingen. Een systeem moet ritten volledig vastleggen, correcties inzichtelijk loggen en de gegevens kunnen doorgeven aan uw administratie. Een keurmerk zegt iets over de opzet, maar de dagelijkse werkbaarheid bepaalt of de registratie sluitend blijft.

• • kijk of het systeem het Keurmerk RitRegistratieSystemen voert, beheerd door de Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen; dat stelt eisen aan onder meer volledigheid en beveiliging van de gegevens
• • vraag hoe correcties werken: aanpassen moet kunnen, maar altijd met bewaarde oorspronkelijke gegevens en een spoor van wie wat wanneer wijzigde
• • controleer of ritten eenvoudig te labelen zijn vanuit een app, want een omslachtige stap kost u binnen twee maanden de discipline van uw bestuurders
• • vraag naar export en koppeling richting uw boekhouding, urenregistratie of TMS, zodat kilometers niet opnieuw worden overgetypt
• • kijk naar eigendom van de hardware, contractduur en wat er met uw historische ritten gebeurt als u overstapt

Veelgestelde vragen

Is gps ritregistratie wettelijk verplicht? Nee, een rittenregistratie is geen algemene verplichting. U hebt die pas nodig als u wilt aantonen dat er minder dan 500 kilometer per jaar prive is gereden met een auto van de zaak, of als de Belastingdienst om onderbouwing vraagt. Veel bedrijven gebruiken het systeem daarnaast vrijwillig voor planning en onderhoud.

Kan mijn werkgever zien waar ik in mijn vrije tijd rijd? Bij een systeem met een prive-stand worden priveritten wel als kilometers geteld, maar zonder zichtbare route of adressen. Dat is ook het uitgangspunt van de AVG: uw werkgever mag niet meer gegevens verwerken dan nodig is voor het vastgestelde doel.

Wat is het verschil tussen ritregistratie en track and trace? Ritregistratie richt zich op kilometers en de scheiding tussen zakelijk en prive per bestuurder, gericht op de fiscus. Track and trace draait om actuele posities en planning gedurende de dag. De meeste systemen bieden beide, maar de instellingen en bewaartermijnen verschillen per doel.

Conclusie

Gps ritregistratie levert het meeste op waar veel korte ritten per dag worden gemaakt en waar bijtelling of kilometervergoeding onderbouwing vraagt. De winst zit in een administratie zonder gaten, minder discussie achteraf en betere planning, mits u de privacyafspraken en de instemming van de ondernemingsraad vooraf regelt.

Wilt u weten of uw huidige kilometeradministratie een controle doorstaat? Vraag een vrijblijvende wagenparkscan aan bij FleetTrack Holland in Rotterdam.