Fleetmanager in het MKB: taken, software en

Wat is een fleetmanager?

Een fleetmanager is de persoon die het wagenpark van een bedrijf beheert: voertuigen, kilometers, onderhoud, kosten en planning. In een MKB-bedrijf is dat vaak de eigenaar of een kantoormedewerker erbij. Daarnaast bedoelen mensen met fleetmanager ook de software waarmee u dat overzicht houdt.

Bij grote bedrijven is fleetmanagement een eigen functie. Bij een installatiebedrijf, een bouwbedrijf of een bezorgdienst met een handvol voertuigen doet iemand het er meestal naast. Juist dan is een goed hulpmiddel belangrijk, want er is weinig tijd om gegevens bij elkaar te zoeken.

Wat doet een fleetmanager dagelijks?

Een fleetmanager houdt bij waar voertuigen zijn, hoeveel ze rijden en wat ze kosten. Ook plant hij of zij onderhoud en APK's, bewaakt de brandstofkosten en regelt de administratie van ritten. Met een GPS-tracker komt veel van die informatie vanzelf in beeld in plaats van via losse briefjes.

Typische taken zijn:

• • Zien welk voertuig waar staat en welk voertuig het best past bij een nieuwe opdracht.
• • Gereden ritten en kilometers bijhouden voor uw administratie.
• • Onderhoud en keuringen op tijd plannen aan de hand van werkelijk gereden kilometers.
• • Opvallende patronen signaleren, zoals een voertuig dat veel stilstaat of een route die steeds langer duurt.

Hoe vaker u dezelfde controle uitvoert, bijvoorbeeld elke vrijdag de ritten van de week doorlopen, hoe sneller u afwijkingen opmerkt.

Heeft uw MKB-bedrijf een fleetmanager nodig?

Vanaf een paar voertuigen loont het om fleetmanagement serieus te nemen. U hoeft geen aparte functie te creëren: één persoon met een duidelijk overzicht is genoeg. Zodra ritten, kilometers en onderhoud over meerdere voertuigen verspreid raken, bespaart een centrale plek met gegevens tijd en voorkomt het discussie.

Wijs daarom één verantwoordelijke aan, ook als dat u zelf bent. Die persoon opent de software, controleert de kaart en de ritten en weet bij vragen van klanten of collega's direct waar een voertuig is. Dat voorkomt telefoontjes naar chauffeurs en geeft rust in de planning.

Fleetmanager software: waar let u op?

Goede fleetmanager software toont de positie van elk voertuig op een kaart, bewaart de ritgeschiedenis en maakt rapporten per voertuig. Let daarnaast op de totaalprijs per voertuig, de opzegtermijn en of de software ook door uw collega's zonder training te gebruiken is.

Een eenvoudig systeem dat dagelijks gebruikt wordt, levert meer op dan een uitgebreid pakket waar niemand naar kijkt. Vraag bij elke aanbieder naar de volledige maandprijs inclusief hardware en naar eventuele installatiekosten. Een offerte die goedkoop oogt, kan duurder uitpakken door een lange looptijd of een monteur die u moet inhuren.

Welke tracker gebruikt een fleetmanager?

FleetTrack Holland levert twee trackers die u zelf installeert: de OBD-stekker tracker voor voertuigen met een OBD-II-poort en de accu-tracker met twee aansluitingen op de 12/24V-accupolen. Samen dekken ze bestelbussen, personenauto's, vrachtwagens en machines met een accu. De tracker komt per post en zit in het abonnement.

Een gemengd wagenpark is daarmee goed te volgen. De bestelbussen krijgen een OBD-stekker tracker, een graafmachine of oudere vrachtwagen zonder bruikbare OBD-poort krijgt de accu-tracker. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger of container, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod.

Zelf installeren zonder monteur

U installeert de tracker zelf, zonder monteur. De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort, meestal onder het dashboard. De accu-tracker sluit u met twee aansluitingen aan op de accupolen, waarbij u let op polariteit en spanning. Beide trackers komen per post.

Bij een bestelbus is de OBD-stekker tracker in een paar tellen geplaatst, zonder werkplaatsafspraak. Controleer bij de accu-tracker eerst of het voertuig op 12V of 24V werkt voordat u de aansluitingen maakt, en raadpleeg bij twijfel het handboek van het voertuig. Uw voertuigen hoeven er niet voor uit de roulatie.

Wat kost fleetmanagement met GPS?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand, inclusief de tracker die per post komt. Het abonnement is maandelijks opzegbaar. Het totaalbedrag is dus het aantal voertuigen maal het maandtarief, zonder aparte aanschaf van apparatuur en zonder installatiekosten.

Omdat u maandelijks kunt opzeggen, kunt u het systeem eerst een paar maanden in de praktijk proberen. Vergelijk daarna het maandbedrag met de tijd die u kwijt was aan bellen, ritten uitzoeken en kilometers reconstrueren. Zo beslist u op basis van eigen ervaring en niet op een belofte.

Fleetmanager in Rotterdam en Zuid-Holland

Voor een fleetmanager in Rotterdam of elders in Zuid-Holland telt vooral inzicht in ritten rond de haven, de A15 en de A16. Met ritgegevens ziet u welk voertuig het dichtst bij een klant staat en kunt u klanten nauwkeuriger vertellen wanneer u er bent.

Ook voor bedrijven in Dordrecht, Schiedam, Delft of Den Haag geldt dat in een drukke regio elke vermeden omweg telt. Met de ritgeschiedenis ziet u of monteurs, bezorgers of installateurs efficiënte routes rijden, en u hebt een eigen, betrouwbare bron voor uw kilometeradministratie.

Veelgestelde vragen

Hieronder staan drie vragen die ondernemers vaak stellen voordat ze zelf het wagenparkbeheer oppakken.

Moet ik een aparte fleetmanager aannemen? Nee. In het MKB doet de eigenaar of een kantoormedewerker dit meestal erbij. Met een tracker in elk voertuig en één online account houdt één persoon het overzicht.

Heb ik een monteur nodig om de trackers te plaatsen? Nee. U installeert de tracker zelf. De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort, de accu-tracker sluit u aan op de accupolen van het voertuig.

Zit ik vast aan een lang contract? Nee. Het abonnement start vanaf €9,95 per voertuig per maand en is maandelijks opzegbaar. De tracker is bij dat bedrag inbegrepen en komt per post.

Start als fleetmanager van uw eigen wagenpark

Bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker of de accu-tracker voor uw voertuigen, installeer hem zelf en zie direct waar uw wagenpark rijdt. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor ondernemers in Rotterdam en Zuid-Holland.