GPS vlootbeheer voor het MKB: zo pakt u het aan

Wat is GPS vlootbeheer?

GPS vlootbeheer betekent dat u uw bedrijfsvoertuigen volgt met een tracker die locatie en ritten automatisch doorgeeft aan uw online account. U ziet waar voertuigen zijn, welke ritten zijn gereden en kunt uw planning en administratie daarop afstemmen, zonder telefoontjes naar chauffeurs.

Veel ondernemers sturen hun wagenpark nog aan met telefoontjes, appjes en een whiteboard. Dat werkt met twee voertuigen, maar niet meer als de planning in Rotterdam, Schiedam en Capelle aan den IJssel elke dag verandert. Een tracker haalt de vraag waar iedereen uithangt uit uw hoofd en zet het in beeld.

Voor wie is GPS vlootbeheer interessant?

GPS vlootbeheer past bij elk MKB-bedrijf met meerdere voertuigen op pad, zoals installateurs, hoveniers, schoonmaakbedrijven en bezorgers. Ook met twee of drie bussen levert het al overzicht op. Hoe meer ritten per dag, hoe sneller u tijd bespaart op planning en administratie.

Denk aan een installatiebedrijf met bussen die dagelijks heen en weer rijden tussen het Rotterdamse havengebied, Delft en het Westland. Of aan een bezorger die klanten in Dordrecht en Zoetermeer bedient. Zodra een klant belt met de vraag wanneer u er bent, ziet u binnen enkele seconden waar het voertuig is.

Welke functies heeft een GPS vlootbeheersysteem?

Een GPS vlootbeheersysteem toont de live locatie van voertuigen, bewaart ritgeschiedenis en laat u zien waar en hoelang een voertuig heeft stilgestaan. Met dat overzicht plant u beter, beantwoordt u klantvragen sneller en ziet u welke voertuigen te veel of te weinig rijden.

De ritgeschiedenis is ook nuttig voor uw administratie. U kunt gereden ritten terugzien als een klant een afspraak betwist of als u wilt nagaan hoeveel kilometer een voertuig per maand maakt. Zo baseert u beslissingen over de inzet van uw voertuigen op gegevens in plaats van op gevoel.

Welke tracker past bij welk voertuig?

Voor personenauto's en bestelbussen met een bereikbare OBD-II-poort kiest u de OBD-stekker tracker die u zelf inklikt. Voor voertuigen en machines zonder bruikbare OBD-poort gebruikt u de accu-tracker met twee aansluitingen op de 12/24V-accupolen. Beide installeert u zelf; de tracker komt per post.

De OBD-II-poort zit meestal onder het dashboard. Is die niet bereikbaar, of gaat het om een oudere bus, een vrachtwagen of een werkmachine met eigen accu, dan is de accu-tracker de juiste keuze. Let bij het aansluiten op de juiste polen en werk de kabels netjes weg. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger of container, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod.

Wat kost GPS vlootbeheer?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand, inclusief de tracker die per post komt. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en u installeert zelf, dus er zijn geen monteurskosten. Het totaal is het aantal voertuigen maal het maandbedrag.

Zet dat bedrag naast de tijd die u nu kwijt bent aan bellen, plannen en het invullen van ritlijsten. Omdat u maandelijks opzegt, past u het aantal voertuigen aan als uw wagenpark groeit of krimpt, bijvoorbeeld na een drukke zomer of bij een nieuw project in Zuid-Holland.

Hoe start u met GPS vlootbeheer in Rotterdam en Zuid-Holland?

Maak een lijst van uw voertuigen, controleer per voertuig of er een bereikbare OBD-II-poort is en bestel de passende tracker. Installeer hem zelf, controleer in uw account of de eerste rit zichtbaar is en breid daarna uit naar de rest van het wagenpark.

Begin bij voorkeur met een of twee voertuigen die dagelijks rijden. Na een paar weken ziet u of de gegevens kloppen met uw verwachting en of uw planning soepeler verloopt. Daarna zet u de overige voertuigen erbij en spreekt u met uw team af hoe u het overzicht in de dagelijkse werkwijze gebruikt.

Privacy en afspraken met medewerkers

Een tracker registreert ook de bestuurder, dus informeer medewerkers vooraf en leg vast waarvoor u de gegevens gebruikt. Verzamel niet meer dan nodig en maak afspraken over privéritten. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen over het volgen van werknemers; twijfelt u, vraag juridisch advies.

Leg in een korte, schriftelijke afspraak uit dat het doel een betere planning en minder administratie is, niet controle op elke minuut. Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan op tijd. Openheid vooraf voorkomt discussie achteraf.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u antwoorden op drie vragen die ondernemers vaak stellen over GPS vlootbeheer: of u een monteur nodig hebt, of u het contract kunt opzeggen en wat u doet met voertuigen zonder OBD-poort. Zo weet u snel of deze aanpak past.

Heb ik een monteur nodig voor de installatie? Nee. U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort, of sluit de accu-tracker zelf aan op de accupolen. De tracker komt per post, dus u hoeft geen afspraak te maken bij een werkplaats.

Kan ik het abonnement tussentijds opzeggen? Ja, het abonnement is maandelijks opzegbaar. U betaalt vanaf €9,95 per voertuig per maand, inclusief de tracker, en kunt het aantal voertuigen aanpassen als uw wagenpark verandert.

Wat als mijn voertuig geen OBD-poort heeft? Heeft het voertuig een 12V- of 24V-accu, dan gebruikt u de accu-tracker met twee aansluitingen op de accupolen. Heeft het materieel geen eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger, dan heeft FleetTrack Holland daarvoor geen tracker in het aanbod.

Start met GPS vlootbeheer

Bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker of de accu-tracker, installeer hem zelf en zie uw voertuigen in uw account. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor bedrijven in Rotterdam en Zuid-Holland.