Fleet Manager Software voor het MKB: Functies, Keuze en Praktijk in Rotterdam en Zuid-Holland

Wat is fleet manager software en waarvoor gebruikt u het?

Fleet manager software is een online platform waarmee u al uw bedrijfsvoertuigen, chauffeurs, ritten, kosten en onderhoud vanuit één scherm beheert. De gegevens komen uit GPS-trackers of apps in de voertuigen. Voor een MKB-bedrijf in Rotterdam of elders in Zuid-Holland vervangt het de combinatie van spreadsheets, losse rittenstaten en herinneringen in de agenda.

De term wordt door elkaar gebruikt met fleetmanagement software en wagenparkbeheer software; het gaat om hetzelfde soort pakket. Het verschil met een eenvoudige GPS-tracker zit in de verwerking. Een tracker vertelt u waar een bus staat. Fleet manager software koppelt die positie aan de chauffeur die vandaag rijdt, het project waarvoor hij onderweg is, de kilometerstand voor de volgende onderhoudsbeurt en de rittenstaat voor de boekhouding. Een installatiebedrijf in Capelle aan den IJssel met acht bussen heeft daar meer aan dan aan een kaart met bewegende stipjes, omdat planner, administratie en werkplaats dezelfde gegevens gebruiken zonder elkaar te hoeven bellen.

Welke functies moet fleet management software voor het MKB hebben?

De kern bestaat uit live locatie, automatische rittenregistratie, onderhoudsplanning, rapportages over rijgedrag en brandstof, en een koppeling met uw boekhouding of planning. Alles daarbuiten hangt af van uw branche. Een koeriersbedrijf heeft andere behoeften dan een schildersbedrijf; kies daarom op de functies die u dagelijks gebruikt, niet op de langste lijst.

Live locatie en rithistorie zijn de basis: u ziet welke bus het dichtst bij een spoedklus in Schiedam staat en controleert achteraf hoe lang een monteur bij een klant in Vlaardingen is geweest. Automatische rittenregistratie legt begin- en eindadres, kilometerstand en tijdstip van elke rit vast en laat de chauffeur zakelijk of privé markeren. Onderhoudsplanning werkt op kilometerstand of datum en waarschuwt voor APK, bandenwissel en onderhoudsbeurten. Rapportages over rijgedrag tonen hard remmen, te snel rijden en stationair draaien per voertuig of chauffeur. Voor veel ondernemers is de koppeling met tankpas en boekhoudpakket uiteindelijk het meest waard, omdat daar de dubbele invoer verdwijnt.

Hoe kiest u de juiste wagenparkbeheer software in Rotterdam en Zuid-Holland?

Begin met het probleem dat u wilt oplossen, test het pakket een proefperiode op twee of drie voertuigen en beoordeel vooral het gebruiksgemak voor de mensen die er dagelijks mee werken. Let op contractduur, exportmogelijkheden van uw gegevens, montage op locatie en de dekking op uw werkgebieden, zoals de haven en binnenstedelijke parkeergarages.

Schrijf eerst op wat u mist. Is dat een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst, grip op brandstofkosten, of simpelweg weten waar de bussen staan als een klant belt? Dat bepaalt of een licht pakket voldoet of dat u volledige fleet manager software nodig heeft. Laat vervolgens de planner en een chauffeur meekijken bij de demo, want zij bepalen of het systeem na een maand nog wordt gebruikt. Toets het platform op de plekken waar u werkt. Tussen de loodsen in de Waalhaven of op de Maasvlakte valt het GPS-signaal soms weg; een goed systeem toont dan dat gegevens ontbreken in plaats van een rit stilzwijgend af te knippen. Vraag naar de opzegtermijn, naar wat er met de hardware gebeurt als u stopt en of u rittenstaten in een leesbaar bestand kunt exporteren. Rittenstaten die u fiscaal gebruikt, vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar die de Belastingdienst stelt aan uw administratie, dus die gegevens moeten ook na het contract beschikbaar blijven. Een leverancier die in Zuid-Holland zelf monteert, bespaart u bovendien een werkdag per bus.

Wat levert fleet manager software op in de dagelijkse praktijk?

In de praktijk levert fleet manager software minder administratie, betere planning en lagere kosten per voertuig op. U factureert reistijd correct, voorkomt onverwacht stilstaan door gemist onderhoud en ziet welke chauffeurs onnodig brandstof verbruiken. De winst zit zelden in één groot bedrag, maar in tientallen kleine besparingen die elke week terugkomen.

Een hoveniersbedrijf in het Westland gebruikt de projectregistratie om uren per tuin op de factuur te onderbouwen bij discussie met een klant. Een loodgieter uit Dordrecht ziet dat twee monteurs dagelijks via dezelfde file over de A16 rijden en plant klussen in Barendrecht en Ridderkerk voortaan op dezelfde dag. De werkplaats krijgt een melding wanneer een bus de kilometerstand voor de volgende beurt nadert en plant die op een rustige vrijdag in plaats van na een pechmelding. Ook de zero-emissiezones die gemeenten zoals Rotterdam, Den Haag en Delft hebben ingesteld voor bestel- en vrachtwagens spelen mee: software die per voertuig bouwjaar, brandstofsoort en ritten door die zones bijhoudt, laat zien welke bus u als eerste moet vervangen en welke nog even mee kan.

Waar moet u op letten bij privacy, personeel en regels?

Fleet manager software verwerkt persoonsgegevens van uw medewerkers, dus de AVG geldt. Informeer chauffeurs vooraf, leg doel, toegang en bewaartermijn vast in een reglement en bied een privéstand buiten werktijd. Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij systemen die geschikt zijn voor controle op gedrag of prestaties.

De meeste weerstand ontstaat niet door de techniek, maar door hoe die wordt ingevoerd. Een chauffeur die zonder uitleg een tracker in zijn bus vindt, voelt zich gecontroleerd. Vertel daarom vooraf waarom u de software invoert, welke gegevens u bekijkt en wie toegang heeft. De Wet op de ondernemingsraden geeft een OR instemmingsrecht bij voorzieningen die geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers. Heeft u geen OR, dan is een kort reglement nog steeds verstandig. Beperk de toegang tot wie de gegevens nodig heeft en bewaar ze niet langer dan nodig, met uitzondering van de rittenstaten die u fiscaal gebruikt.

Veelgestelde vragen

Is fleet manager software ook geschikt voor een wagenpark van drie of vier bussen? Ja. De meeste platforms rekenen per voertuig, zodat u klein kunt beginnen. Juist bij een klein bedrijf, waar de eigenaar zelf plant en factureert, scheelt automatische rittenregistratie en onderhoudsplanning wekelijks uren administratie.

Heb ik voor fleet manager software een vaste tracker nodig of volstaat een app? Dat hangt af van uw voertuigen. Bussen met wisselende chauffeurs zijn het betrouwbaarst met een vast gemonteerde tracker, een OBD-unit is snel geplaatst en levert vaak kilometerstand en foutcodes mee. Een app volstaat voor huurauto's of incidenteel gebruik, maar is afhankelijk van de telefoon en de discipline van de chauffeur.

Werkt fleet manager software ook met elektrische bestelwagens? Ja, de locatie- en ritfuncties zijn gelijk. Bij elektrische voertuigen komen laadstatus, actieradius en laadlocaties erbij, mits de hardware of de fabrikantkoppeling die gegevens uitleest. Vraag de leverancier naar ondersteuning voor uw merk en bouwjaar.

Wilt u weten hoe fleet manager software werkt met uw eigen bussen, chauffeurs en werklocaties in Rotterdam en Zuid-Holland? Vraag een vrijblijvende demo aan bij FleetTrack Holland en zie uw hele wagenpark in één overzicht.