Fleet Management App voor het MKB: wat u nodig

Fleet management app: wat is het en wat doet het?

Een fleet management app is software waarmee u uw bedrijfsvoertuigen op afstand beheert: positie, ritten en kilometers in één overzicht. De app krijgt zijn gegevens van een GPS-tracker in het voertuig. Bij FleetTrack Holland is dat een OBD-stekker tracker of een accu-tracker, beide door uzelf te installeren.

Voor een MKB-bedrijf betekent dit dat u niet meer hoeft te bellen om te vragen waar een bus is. U opent uw account en ziet de actuele positie, de gereden route en het aantal kilometers per voertuig. Dat scheelt tijd voor u en voor uw chauffeurs.

Welke functies heeft een goede fleet management app nodig?

Voor het MKB zijn vier functies genoeg: live locatie, ritgeschiedenis met routes, een automatische rittenregistratie en een overzicht per voertuig. Veel andere opties zijn leuk, maar bepalen zelden of een app dagelijks gebruikt wordt. Kies eerst wat u echt wilt weten, en vergelijk daarna aanbieders op precies die punten.

Een installatiebedrijf wil bijvoorbeeld vooral weten welke monteur het dichtstbij een spoedklus is. Een bezorgdienst kijkt naar routes en stilstand. Schrijf voor uzelf op welke vraag u elke week stelt over uw wagenpark; de app moet daar zonder zoeken antwoord op geven.

Fleet management app voor een klein wagenpark in Rotterdam

Ook met drie of vijf bussen loont een fleet management app, omdat u direct ziet waar voertuigen staan en welke ritten gereden zijn. In en rond Rotterdam, met drukke wegen als de A15 en het havengebied, helpt dat bij planning en klantcommunicatie. U hoeft er geen IT-afdeling voor te hebben.

Wie in Zuid-Holland werkt, kent de spits en de wisselende reistijden. Met de werkelijke ritten voor ogen kunt u klanten betrouwbaarder een aankomsttijd geven en klussen slimmer verdelen. Een klein wagenpark heeft daar juist baat bij, omdat elke verloren uur direct voelbaar is.

Zo koppelt u uw voertuigen aan de app

U bestelt de trackers, ze komen per post, en u installeert ze zelf. De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort. Heeft een voertuig of machine geen bruikbare poort, dan sluit u de accu-tracker met twee aansluitingen aan op de 12/24V-accupolen. Daarna koppelt u elk voertuig aan uw account.

Een werkplaats of monteur is niet nodig, dus een voertuig hoeft er niet voor stil te staan. Bij een bedrijfsauto of bestelbus is de OBD-poort meestal snel gevonden onder het dashboard. Voor een oudere machine of tractor met eigen accu is de accu-tracker het alternatief. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod.

Wat kost een fleet management app?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand. De tracker komt per post en is inbegrepen bij het abonnement, dus u betaalt geen aparte hardware. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, zodat u zonder langlopend contract kunt groeien of krimpen met uw wagenpark.

Rekent u voor uw eigen situatie het aantal voertuigen maal het maandbedrag uit, dan weet u precies waar u aan toe bent. Zet dat naast de tijd die nu opgaat aan belrondes en handmatige kilometeradministratie. Zo beoordeelt u nuchter of het bij uw bedrijf past.

Fleet management software vergelijken: waar let u op?

Let bij het vergelijken op vier punten: hoe de tracker geïnstalleerd wordt, wat de maandprijs inclusief is, hoe lang u vastzit en welke voertuigen ondersteund worden. Een lage prijs zegt weinig als hardware of installatie er later bijkomt. Vraag daarom altijd naar de totale kosten per voertuig.

Controleer ook of de aanbieder duidelijk is over wat er niet kan. Eerlijke grenzen zijn prettiger dan beloftes die u later niet terugvindt. Bij FleetTrack Holland zijn dat er twee: de OBD-stekker tracker en de accu-tracker, voor voertuigen en machines met een eigen stroombron.

Privacy en AVG bij een fleet management app

Zodra een voertuig aan een medewerker te herleiden is, verwerkt u persoonsgegevens. Informeer uw team vooraf, leg het doel vast en geef alleen de mensen toegang die de gegevens nodig hebben. Maak duidelijke afspraken over privéritten. De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht een gerechtvaardigd doel en dataminimalisatie.

Bespreek met uw team waarom u volgt, bijvoorbeeld voor ritplanning, diefstalpreventie of een correcte administratie. Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan vroeg. Dat voorkomt discussie en vergroot het draagvlak.

Rittenregistratie en bijtelling met een app

Een fleet management app legt datum, route en kilometers van elke rit automatisch vast. Dat helpt bij een sluitende rittenadministratie, nodig om bijtelling te voorkomen als een medewerker minder dan 500 privékilometer per jaar rijdt. U blijft zelf verantwoordelijk; raadpleeg bij twijfel uw boekhouder of de Belastingdienst.

Het voordeel is vooral dat u niet meer achteraf uit uw hoofd of uit een notitieboekje hoeft te reconstrueren. De gegevens staan er al, per voertuig en per rit, en u kunt ze raadplegen wanneer uw boekhouder erom vraagt.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u antwoord op drie vragen die ondernemers vaak stellen over een fleet management app. De antwoorden gelden voor de OBD-stekker tracker en de accu-tracker van FleetTrack Holland, beide door uzelf te installeren, voor wagenparken in Rotterdam en Zuid-Holland.

Heb ik een monteur nodig om een voertuig aan de app te koppelen? Nee. De tracker komt per post en u installeert hem zelf. De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort, de accu-tracker sluit u met twee aansluitingen aan op de accupolen. Daarna koppelt u het voertuig aan uw account.

Kan ik per maand opzeggen als mijn wagenpark verandert? Ja. Het abonnement bij FleetTrack Holland is maandelijks opzegbaar en start vanaf €9,95 per voertuig per maand. De tracker is inbegrepen, dus u koopt geen hardware apart.

Mag ik mijn medewerkers volgen met een fleet management app? Dat mag onder voorwaarden. U heeft een gerechtvaardigd doel nodig, u informeert medewerkers vooraf en u verzamelt niet meer gegevens dan nodig is. Maak ook afspraken over privégebruik en bekijk de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kies een fleet management app die past

Een goede fleet management app is er een die uw team echt gebruikt: eenvoudig te starten, duidelijk in prijs en zonder gedoe met installatie. Begin klein met een paar voertuigen en kijk na een maand in de praktijk wat het oplevert.

Wilt u uw wagenpark in Rotterdam of Zuid-Holland in één overzicht zien? Bestel uw trackers bij FleetTrack Holland, vanaf €9,95 per voertuig per maand en maandelijks opzegbaar.