AVG Rittenregistratie
Definitie
AVG rittenregistratie verwijst naar de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook: GDPR, Verordening (EU) 2016/679) op de verwerking van GPS-locatiedata en rittenregistratiegegevens van werknemers. Locatiedata van werknemers worden door de AVG aangemerkt als persoonsgegevens, en de verwerking ervan dient aan strenge eisen te voldoen.
De juridische grondslagen waarop een werkgever GPS-rittenregistratie van werknemers kan baseren zijn: (1) gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) — het meest gebruikte grondslag voor zakelijke GPS-tracking, mits een balanceringstest aantoont dat het werkgeversbelang zwaarder weegt dan de privacy van de werknemer; (2) uitvoering van overeenkomst — wanneer de werknemer GPS-tracking uitdrukkelijk heeft geaccepteerd als arbeidsvoorwaarde; (3) wettelijke verplichting — voor de rittenregistratie die de Belastingdienst vereist.
Praktische verplichtingen voor werkgevers: werknemers informeren via een privacyverklaring en arbeidsovereenkomst; een verwerkersovereenkomst sluiten met de GPS-aanbieder; een dataretentiebeleid vaststellen (fiscale bewaarplicht vijf jaar, AWR art. 52); geen tracking buiten werktijden tenzij er een aanvullende grondslag is zoals diefstalbeveiliging.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft richtsnoeren gepubliceerd over GPS-tracking van werknemers. Op grond van artikel 27 lid 1 sub l van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij de invoering van GPS-monitoringsystemen. Bij overtreding van de AVG kan de AP een boete opleggen van maximaal €20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet.
Bron: AVG (Verordening (EU) 2016/679); Autoriteit Persoonsgegevens — richtsnoer GPS-tracking werknemers; WOR, art. 27; AWR, art. 52.
Praktijkvoorbeeld
Een logistiek bedrijf in Rotterdam implementeert GPS-tracking in twaalf bestelwagens. Vóór de implementatie informeert HR alle chauffeurs schriftelijk via een bijlage bij de arbeidsovereenkomst en sluit het een verwerkersovereenkomst met de GPS-aanbieder. Tracking buiten werktijden is uitgeschakeld, behalve de diefstaldetectie die alleen bij ongeautoriseerd rijden een locatiemelding stuurt.
Veelgestelde vragen over avg rittenregistratie
Mag een werkgever GPS-tracking toepassen op werknemers?
Ja, mits er een geldige rechtsgrond is (doorgaans gerechtvaardigd belang), werknemers zijn geïnformeerd en de tracking proportioneel en subsidiair is. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hiervoor richtsnoeren gepubliceerd.
Moet de ondernemingsraad instemmen met GPS-tracking?
Ja. Op grond van artikel 27 lid 1 sub l WOR heeft de OR instemmingsrecht bij de invoering van systemen die het gedrag of de prestaties van werknemers monitoren, inclusief GPS-tracking.
Hoe lang mogen GPS-rittendata van werknemers worden bewaard?
Voor rittenregistratie ten behoeve van de Belastingdienst geldt een fiscale bewaarplicht van vijf jaar (art. 52 AWR). Ruwe GPS-locatiedata zonder fiscaal doel mogen doorgaans niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het bedrijfsdoel.