Fleet Management Software
Definitie
Fleet management software (FMS) is een digitale platformoplossing die wagenparkbeheerders in staat stelt om alle bedrijfsvoertuigen en chauffeurs vanuit één centrale omgeving te monitoren en te beheren. De software integreert GPS-tracking, rittenregistratie, onderhoudsbeheer, chauffeursbeheer, brandstofbeheer en rapportages in een samenhangend systeem.
De kernfunctionaliteiten van moderne fleet management software omvatten: realtime voertuigtracking op een kaart, automatische rittenregistratie voor de Belastingdienst, rijgedragscoring (acceleratie, remgedrag, snelheidsoverschrijdingen), geofencing-alerts, preventieve onderhoudsplanning op basis van kilometerstand of tijdintervallen, brandstofverbruikrapportages en chauffeursbeheer inclusief rijbewijsregistratie.
Bekende fleet management platforms die in Nederland worden ingezet zijn onder meer Wialon (Gurtam), Webfleet (Bridgestone), TomTom Telematics, Teletrac Navman en Quartix. FleetTrack Holland maakt gebruik van het Wialon-platform, dat meer dan 3,7 miljoen voertuigen wereldwijd beheert en beschikbaar is als SaaS-oplossing met open API voor koppelingen met ERP- en boekhoudsoftware.
Bij de keuze van fleet management software spelen de volgende factoren een rol: schaalgrootte van het wagenpark, integratiemogelijkheden met bestaande bedrijfssoftware, vereiste hardware (OBD-tracker, hardwired GPS of smartphone-app), dataretentie en exportmogelijkheden voor de Belastingdienst, en AVG-conforme verwerking van locatiedata van chauffeurs.
Voor MKB-bedrijven met twee tot tien voertuigen volstaat doorgaans een instapplatform met GPS-tracking en rittenregistratie. Organisaties met meer dan tien voertuigen profiteren van geavanceerdere modules zoals brandstofkaartintegratie, tachograaf-downloads en geautomatiseerde CO₂-rapportages voor CSRD-compliance.
Bron: Gurtam/Wialon productdocumentatie; Rijksoverheid.nl; AVG (Verordening (EU) 2016/679).
Praktijkvoorbeeld
Een bouwbedrijf met tien bestelwagens implementeert een fleet management platform. Via het dashboard ziet de bedrijfsleider direct welke voertuigen rijden, welke stilstaan en of er een APK verloopt. De software genereert automatisch een maandelijks rittenrapport per chauffeur voor de boekhouder.
Veelgestelde vragen over fleet management software
Wat is het verschil tussen GPS-tracking en fleet management software?
GPS-tracking geeft u realtime locatiedata. Fleet management software bouwt hier op voort met rittenregistratie, onderhoudsbeheer, rijgedragscoring en rapportages — kortom: een volledig beheersplatform.
Is fleet management software AVG-conform?
Een kwalitatief platform verwerkt locatiedata conform de AVG: er is een verwerkersovereenkomst, data worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, en chauffeurs worden geïnformeerd over de verwerking. Controleer dit altijd bij de aanbieder.
Welke hardware is nodig voor fleet management software?
Afhankelijk van het platform: een OBD-II plug-in tracker, een vast ingebouwde (hardwired) GPS-tracker of een smartphone-app. Hardwired trackers bieden de meest betrouwbare data en kunnen ook bij uitgeschakelde motor meten.