OBD Dongle Rittenregistratie: Hoe Het Werkt en Wanneer Het Sluitend Is

Wat is een OBD dongle voor rittenregistratie?

Een OBD dongle is een klein kastje dat u in de OBD-II-poort onder het dashboard klikt. Het apparaat leest gegevens rechtstreeks uit de auto, zoals contact aan en uit en de kilometerstand, en combineert die met een gps-positie. Zo ontstaat een rittenregistratie zonder dat iemand standen overschrijft.

Die poort is geen extraatje van de fabrikant. Personenauto's op benzine hebben in de Europese Unie sinds 2001 een verplichte EOBD-aansluiting, diesels sinds 2004. De poort zit vrijwel altijd binnen handbereik van de bestuurder: onder de stuurkolom, naast de zekeringkast of achter een klepje in het dashboard. Installeren is daardoor een kwestie van seconden, zonder monteur en zonder ingrepen in de bekabeling.

Voor MKB-wagenparken in Rotterdam en Zuid-Holland is dat een praktisch argument. Wie met leaseauto's rijdt die na vier jaar weer ingeleverd moeten worden, wil liever niets vastschroeven achter het dashboard.

Hoe werkt een OBD dongle in de praktijk?

De dongle wordt actief zodra het contact aangaat. Hij legt vertrektijd en vertrekadres vast, volgt de route, sluit de rit af bij het uitzetten van de motor en stuurt de gegevens via het mobiele netwerk naar een online portaal. De bestuurder vinkt achteraf alleen nog aan of de rit zakelijk, privé of woon-werk was.

• • de rit start en stopt automatisch op contact aan en contact uit
• • coördinaten worden omgezet naar straat en plaats, dus niet alleen een klantnaam
• • de bestuurder categoriseert ritten in een app, bij voorkeur binnen enkele dagen
• • terugkerende adressen krijgen een label, waardoor categoriseren later routine wordt

Juist bedrijven met veel korte ritten merken het verschil snel. Tien tot vijftien stops per dag tussen de Waalhaven, de Botlek en klanten in de stad zijn met pen en papier bijna niet foutloos bij te houden, en het is altijd die ene vergeten rit die de hele reeks aanvechtbaar maakt.

Is een rittenregistratie met een OBD dongle sluitend voor de Belastingdienst?

De Belastingdienst schrijft geen techniek voor, maar wel inhoud. Een dongle levert pas sluitend bewijs als elke kilometer tussen begin- en eindstand verklaard is. Ontbreekt er een rit, dan is de registratie niet sluitend, ongeacht hoe geavanceerd het systeem is. Let daarom ook op het Keurmerk RitRegistratieSystemen.

Per rit moeten deze gegevens vastliggen:

• • merk, type en kenteken van de auto en de periode waarin ermee is gereden
• • datum van de rit met beginstand en eindstand van de kilometerteller
• • vertrekadres en aankomstadres met straat en plaats
• • het karakter van de rit: zakelijk of privé
• • de werkelijk gereden route bij afwijking van de gebruikelijke route, bijvoorbeeld bij een stremming in de Maastunnel of een omleiding op de A15

Wilt u bijtelling voorkomen voor een auto van de zaak, dan mag het privégebruik onder de 500 kilometer per kalenderjaar blijven. De bewijslast daarvoor ligt bij de werknemer of de werkgever, niet bij de inspecteur. Woon-werkverkeer telt voor de bijtelling als zakelijk gebruik, maar moet wel gewoon geregistreerd worden, anders ontstaat er alsnog een gat in de reeks.

OBD dongle of vaste inbouwtracker: wat past bij uw wagenpark?

Een dongle plugt u zelf in en verhuist mee naar een andere auto, wat past bij leasecontracten en wisselende bestuurders. Een vaste tracker wordt verborgen gemonteerd, is niet even los te trekken en werkt ook in voertuigen zonder bruikbare OBD-gegevens. Bij discussies over bijtelling weegt manipulatiegevoeligheid zwaar mee.

• • OBD dongle: geen inbouwkosten, binnen een minuut geplaatst, ideaal voor leaseauto's en tijdelijke inzet
• • vaste inbouwtracker: verborgen, altijd gevoed, logisch bij bestelbussen, diefstalgevoelig materieel en langere houdperiodes
• • gemengd wagenpark: dongles op de leaseauto's, vaste inbouw op eigen bussen en aanhangers, één portaal voor alles

Waar moet u op letten bij het kiezen van een OBD dongle?

Let op compatibiliteit per merk en bouwjaar, op stroomverbruik bij stilstand, op de vraag of de kilometerstand uit de auto komt of alleen uit gps wordt berekend, en op afspraken met de leasemaatschappij. Vraag daarnaast naar een keurmerk, een verwerkersovereenkomst en de mogelijkheid om ruwe ritgegevens te exporteren.

• • elektrische auto's en plug-in hybrides hebben wel een OBD-poort, maar niet altijd dezelfde beschikbare waarden; laat compatibiliteit per model bevestigen
• • bij sommige auto's staat de poort permanent onder spanning, wat een rol speelt als een voertuig weken stilstaat
• • een tellerstand die uit het voertuig komt, sluit beter aan bij de standen op onderhoudsfacturen en tankbonnen
• • controleer of uw leasemaatschappij voorwaarden stelt aan apparatuur in de OBD-poort

In de regio Rotterdam speelt ontvangst een praktische rol. Parkeergarages, containerterminals met veel staal, de Maastunnel en de bruggen richting Drechtsteden geven gps kortstondig een minder betrouwbaar beeld. Een systeem dat de kilometerstand uit het voertuig leest in plaats van uit de route berekent, houdt de totalen dan alsnog kloppend.

Privacy en AVG bij rittenregistratie met een OBD dongle

Zodra ritgegevens herleidbaar zijn tot een medewerker, zijn het persoonsgegevens onder de AVG. U heeft een grondslag nodig, een verwerkersovereenkomst met de leverancier en heldere informatie vooraf. Een systeem waarmee medewerkers gevolgd kunnen worden, valt bovendien onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

Houd het doel scherp. Gegevens die u verzamelt voor de fiscale rittenregistratie gebruikt u niet ongemerkt om rijgedrag te beoordelen; wilt u dat wel, informeer dan vooraf en leg het apart vast. Werk met een privéstand waarbij de bestemming van privéritten niet zichtbaar is voor de werkgever, terwijl het aantal kilometers wel meetelt. Voor de bewaartermijn geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Veelgestelde vragen

Werkt een OBD dongle in elke auto? In vrijwel elke personenauto met een EOBD-poort, dus benzine vanaf 2001 en diesel vanaf 2004 binnen de EU. Welke gegevens beschikbaar zijn, verschilt per merk en model. Laat bij elektrische auto's, plug-in hybrides en zwaardere bedrijfsvoertuigen vooraf per kenteken bevestigen wat uitleesbaar is.

Belast een OBD dongle de accu als de auto lang stilstaat? De poort blijft bij sommige auto's onder spanning, waardoor er ook bij stilstand een kleine stroom loopt. Bij dagelijks gebruik is dat geen probleem. Staat een voertuig weken stil, vraag dan naar de slaapstand van het apparaat of kies voor vaste inbouw.

Mag ik ritten achteraf nog aanpassen van zakelijk naar privé? Corrigeren mag, want een verkeerd gecategoriseerde rit hoort rechtgezet te worden. Doe het kort na de rit en zorg dat het systeem de wijziging vastlegt. Grote aanpassingen pas aan het eind van het jaar roepen bij een controle vragen op over de betrouwbaarheid.

Conclusie

Een OBD dongle maakt rittenregistratie eenvoudig, maar niet automatisch sluitend. Het verschil zit in volledige ritten, adressen met straat en plaats, standen die op elkaar aansluiten en categorisering die kort na de rit gebeurt. Wie veel korte ritten rijdt en met leaseauto's werkt, haalt er de meeste winst uit.

Wilt u weten welke dongle bij uw voertuigen past en of uw huidige opzet een controle doorstaat? Vraag een vrijblijvende rittenregistratie-check aan bij FleetTrack Holland in Rotterdam.