GPS Tracker voor Rittenregistratie: zo legt u

GPS tracker voor rittenregistratie: wat is het?

Een GPS tracker voor rittenregistratie legt automatisch vast wanneer en waar een voertuig rijdt en hoeveel kilometers het aflegt. U hoeft geen notitieboekje meer bij te houden. De gegevens verschijnen per rit in uw account, zodat u ze kunt raadplegen of aan uw boekhouder kunt geven.

Het principe is eenvoudig: de tracker zit in het voertuig, bepaalt de positie via GPS en stuurt die door naar uw account. Elke rit wordt daar een regel in uw ritregistratie. Voor een ondernemer met een paar bussen of bedrijfsauto's vervangt dat een hoop handwerk aan het einde van de maand of het jaar.

Waarom rittenregistratie nodig is voor bijtelling en administratie

Bij een auto van de zaak moet u kunnen aantonen dat een medewerker minder dan 500 privékilometer per jaar rijdt, anders volgt bijtelling. Daarvoor heeft de Belastingdienst een sluitende rittenadministratie nodig. Een tracker verzamelt die gegevens automatisch, maar u blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid.

Een rit achteraf reconstrueren uit uw agenda of uit uw geheugen is foutgevoelig en kost tijd. Met automatisch vastgelegde ritten staat de basis er al. Twijfelt u over wat precies vereist is voor uw situatie, vraag het dan aan uw boekhouder of raadpleeg de informatie van de Belastingdienst.

Rittenregistratie met een OBD-stekker tracker of accu-tracker

Voor rittenregistratie kiest u bij FleetTrack Holland tussen twee trackers, beide door uzelf te installeren. De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort. Heeft een voertuig of machine geen bruikbare poort, dan sluit u de accu-tracker met twee aansluitingen aan op de 12/24V-accupolen.

De tracker komt per post, dus u hoeft geen afspraak te maken en een voertuig hoeft er niet voor stil te staan. Bij de meeste bedrijfsauto's en bestelbussen vindt u de OBD-poort onder het dashboard. De accu-tracker is het alternatief voor bijvoorbeeld een oudere machine met een eigen accu. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod.

Wat legt een GPS tracker voor ritregistratie vast?

Een tracker legt per rit de datum, starttijd, eindtijd, route en gereden kilometers vast. Dat is de basis van een rittenregistratie. Controleer wel zelf of u ook het doel van de rit en de kilometerstand bijhoudt als uw boekhouder of de Belastingdienst daarom vraagt.

Het is verstandig om afspraken te maken over wat zakelijk en wat privé is. Laat medewerkers bijvoorbeeld bij twijfel een korte toelichting achterlaten, of leg vast welke ritten standaard als zakelijk gelden. Hoe duidelijker de afspraak, hoe minder discussie u achteraf heeft.

Rittenregistratie voor een MKB-wagenpark in Rotterdam en Zuid-Holland

Ook met een klein wagenpark in Rotterdam loont automatische rittenregistratie. Rond de A15, het havengebied en de spits in Zuid-Holland verschillen werkelijke ritten vaak van wat u uit uw hoofd noteert. Met vastgelegde ritten ziet u achteraf precies wat er gereden is.

Voor een installateur in Rotterdam-Zuid, een bezorgdienst in Schiedam of een aannemer in Dordrecht geldt hetzelfde: veel korte ritten van klant naar klant zijn lastig bij te houden op papier. Een tracker doet dat zonder dat uw chauffeur eraan hoeft te denken, en u houdt uw administratie bij zonder extra avonduren.

Privacy en privéritten bij automatische rittenregistratie

Een GPS tracker verwerkt persoonsgegevens zodra een voertuig aan een medewerker te koppelen is. Informeer uw team vooraf, leg het doel vast en spreek af hoe u met privéritten omgaat. Volg de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens: een gerechtvaardigd doel en niet meer gegevens dan nodig.

Leg uit waarom u de ritten registreert, bijvoorbeeld voor een correcte belastingadministratie. Geef alleen toegang tot de gegevens aan mensen die ze nodig hebben. Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan vroeg. Dat geeft rust en draagvlak in het team.

Wat kost een GPS tracker voor rittenregistratie?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand. De tracker komt per post en is inbegrepen bij het abonnement, dus u koopt geen hardware apart. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, zodat u niet vastzit aan een langlopend contract.

Reken voor uw eigen situatie het aantal voertuigen maal het maandbedrag uit. Zet dat naast de uren die nu opgaan aan het reconstrueren van ritten en het controleren van kilometers. Verandert uw wagenpark, dan past u het aantal voertuigen eenvoudig aan.

Veelgestelde vragen

Hieronder staan drie vragen die ondernemers vaak stellen over rittenregistratie met een GPS tracker, kort en praktisch beantwoord. De antwoorden gelden voor de OBD-stekker tracker en de accu-tracker van FleetTrack Holland, beide zelf te installeren, voor wagenparken in Rotterdam en Zuid-Holland.

Is een GPS tracker genoeg als rittenregistratie? Een tracker legt datum, route en kilometers automatisch vast, en dat is de kern van de administratie. Controleer met uw boekhouder of u daarnaast het doel van de rit en de kilometerstand moet bijhouden. U blijft zelf verantwoordelijk voor een sluitende registratie.

Heb ik een monteur nodig om de tracker te plaatsen? Nee. De tracker komt per post en u installeert hem zelf. De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort, de accu-tracker sluit u met twee aansluitingen aan op de 12/24V-accupolen van het voertuig of de machine.

Mag ik de ritten van mijn medewerkers registreren? Dat mag onder voorwaarden. U heeft een gerechtvaardigd doel nodig, u informeert medewerkers vooraf en u verzamelt niet meer gegevens dan nodig is. Maak ook afspraken over privéritten en bekijk de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Start met automatische rittenregistratie

Automatische rittenregistratie begint met één tracker in één voertuig. Bestel bij FleetTrack Holland uw OBD-stekker tracker of accu-tracker, installeer hem zelf en zie na een maand wat het oplevert. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor wagenparken in Rotterdam en Zuid-Holland.