GPS rittenregistratiesysteem: zo registreert u

Wat is een GPS rittenregistratiesysteem?

Een GPS rittenregistratiesysteem legt automatisch elke rit van uw voertuigen vast met datum, tijd, route en afstand. Een tracker in het voertuig stuurt die gegevens naar een online account, zodat u geen rittenboekje of spreadsheet meer bijhoudt en uw administratie achteraf eenvoudig kunt terugvinden.

Veel mkb-bedrijven in Rotterdam, Capelle aan den IJssel en Dordrecht werken nog met een boekje in het dashboardkastje. Chauffeurs vullen het achteraf in, ritten worden vergeten en kilometers worden afgerond. Een GPS-systeem haalt die handmatige stap weg: het voertuig registreert zelf wanneer en waarheen het reed.

Hoe werkt een GPS rittenregistratiesysteem met een OBD-stekker tracker?

U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort van de auto of bestelbus. Zodra het voertuig rijdt, registreert de tracker de route en stuurt die naar uw account. Daar ziet u per voertuig alle ritten, afstanden en stilstaanplekken, zonder dat een chauffeur iets hoeft in te vullen.

Een monteur is niet nodig. De tracker komt per post, u zoekt de OBD-poort (vaak onder het stuur of achter een klepje) en klikt hem erin. Daarna controleert u in uw account of het voertuig verschijnt. Voor een wagenpark van vijf bussen in het Rotterdamse havengebied is dat een kwestie van een middag.

Tip: noteer bij de start de kilometerstand van de teller. GPS meet de afstand iets anders dan de kilometerteller, dus een vaste controle van de tellerstand, bijvoorbeeld aan het eind van elke maand, houdt uw administratie scherp.

Wat moet een rittenregistratiesysteem vastleggen voor de Belastingdienst?

Voor een sluitende rittenadministratie verwacht de Belastingdienst onder meer kenteken, datum, kilometerstanden, vertrek- en bestemmingsadres en het zakelijke doel van de rit. De tracker levert de objectieve gegevens; het doel legt u zelf vast. Controleer de actuele eisen op belastingdienst.nl of bij uw boekhouder.

Dit speelt vooral als u een bestelauto of personenauto privé nauwelijks wilt laten gebruiken en bijtelling wilt voorkomen. De administratie moet dan controleerbaar zijn. Een GPS-tracker is daarbij een sterke basis, omdat de gegevens niet achteraf uit het hoofd worden ingevuld. Wat een tracker niet kan weten, is waarom een rit plaatsvond. Een klantbezoek in Zoetermeer of een levering in Delft moet u dus zelf toelichten.

Wat is het verschil tussen een papieren en een digitale rittenregistratie?

Bij een papieren registratie vult de chauffeur elke rit zelf in, vaak achteraf. Bij een digitale registratie legt de tracker de objectieve gegevens automatisch vast. Dat scheelt invulwerk, voorkomt vergeten ritten en geeft u een overzicht per voertuig zonder dat u chauffeurs hoeft na te bellen.

Het grootste verschil merkt u aan het einde van de maand of het jaar. Met een boekje zoekt u naar ontbrekende regels en vraagt u om uitleg. Met een digitale ritgeschiedenis opent u uw account, kijkt u terug naar een bepaalde dag en vult u alleen aan wat een tracker niet kan weten: het zakelijke doel.

Kunt u ook machines en voertuigen zonder OBD-poort registreren?

Ja, als het voertuig of de machine een eigen 12V- of 24V-accu heeft. Dan gebruikt u de accu-tracker, die u met twee aansluitingen op de accupolen monteert. U installeert hem zelf en ziet de ritten in hetzelfde account als die van de OBD-stekker tracker.

Denk aan een oudere bedrijfswagen, een vrachtwagen of een grondverzetmachine van een aannemer in Zuid-Holland. Let bij het aansluiten op de polariteit en het spanningssysteem, en raadpleeg bij twijfel het handboek of de fabrikant. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger of container, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. Volg dan het voertuig dat het materieel vervoert.

Wat kost een GPS rittenregistratiesysteem?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand, inclusief de tracker die per post komt. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en omdat u zelf installeert, betaalt u geen monteur. U rekent eenvoudig: aantal voertuigen maal het maandbedrag. Een aparte aanschaf van hardware is niet nodig.

Zet dat bedrag af tegen de uren die u nu kwijt bent aan het controleren van rittenboekjes en het uitzoeken van onduidelijke kilometers. Een administratie die achteraf moet worden gereconstrueerd, kost al snel meer tijd dan een maandabonnement. Omdat u maandelijks opzegt, past u het aantal trackers aan als uw wagenpark groeit of krimpt.

Hoe kiest u een rittenregistratiesysteem voor uw mkb-bedrijf?

Kies een systeem dat ritten automatisch vastlegt, dat u zelf kunt installeren en dat maandelijks opzegbaar is. Controleer of het past bij al uw voertuigen, of de ritgeschiedenis terug te kijken is en of u de kosten per voertuig vooraf kunt uitrekenen. Begin gerust met één of twee voertuigen.

Vraag uzelf een paar praktische dingen af. Hebben al uw voertuigen een bruikbare OBD-poort, of zitten er oudere wagens en machines tussen die alleen een accuaansluiting hebben? Wie in uw bedrijf bekijkt de ritten en wie vult het zakelijke doel aan? En wilt u vastzitten aan een lang contract, of liever per maand kunnen bijsturen? Met een antwoord op deze drie vragen weet u meestal snel welk systeem bij uw bedrijf past.

Privacy en afspraken met chauffeurs

Een tracker legt locatiegegevens vast die naar een medewerker te herleiden zijn. Informeer chauffeurs daarom vooraf, leg schriftelijk vast waarvoor u de gegevens gebruikt en verzamel niet meer dan nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen over het volgen van werknemers. Twijfelt u, vraag dan juridisch advies.

Maak ook duidelijke afspraken over privégebruik. Mag een chauffeur de bus mee naar huis nemen, dan moet zichtbaar zijn welke kilometers zakelijk zijn en welke privé. Een korte, open afspraak voorkomt discussie en laat zien dat de registratie bedoeld is voor een correcte administratie, niet voor controle op elke stap.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u antwoorden op drie vragen die ondernemers vaak stellen over een GPS rittenregistratiesysteem: of een tracker voldoende is, of u een monteur nodig hebt en wat u doet bij een voertuig zonder OBD-poort.

Is een GPS-tracker voldoende voor een sluitende rittenadministratie? De tracker legt datum, tijd, route en afstand van elke rit vast. Het zakelijke doel van de rit en eventuele privéritten legt u zelf vast, zodat de administratie compleet is. Controleer de actuele eisen bij de Belastingdienst of uw boekhouder.

Heb ik een monteur nodig om de tracker te installeren? Nee. U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort, of u sluit de accu-tracker zelf aan op de accupolen. De tracker komt per post, dus u hoeft geen afspraak te maken bij een werkplaats.

Wat als mijn voertuig geen bruikbare OBD-poort heeft? Heeft het voertuig een 12V- of 24V-accu, dan gebruikt u de accu-tracker met twee aansluitingen op de accupolen. Heeft het materieel geen eigen accu, dan heeft FleetTrack Holland daarvoor geen tracker in het aanbod.

Start met uw GPS rittenregistratiesysteem

Bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker voor uw bussen en personenauto's, of de accu-tracker voor voertuigen en machines zonder bruikbare OBD-poort. Installeer ze zelf en zie uw ritten in uw account. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor bedrijven in Rotterdam en Zuid-Holland.