Digitale rittenregistratie voor uw wagenpark

Wat is digitale rittenregistratie voor een wagenpark?

Digitale rittenregistratie is het automatisch vastleggen van elke rit van uw bedrijfsauto's, met datum, tijd, vertrek, bestemming en afstand, in plaats van in een papieren boekje. Een GPS-tracker doet dat op de achtergrond, zodat chauffeurs niets hoeven bij te houden en uw administratie klopt.

Veel mkb-bedrijven in Rotterdam, Schiedam en Delft houden ritten nog bij met een boekje in het dashboardkastje of een spreadsheet die achteraf wordt ingevuld. Dat kost tijd en levert fouten op. Vergeten ritten, afgeronde kilometers en onleesbare handschriften maken zo'n administratie kwetsbaar. Digitaal leggen de ritten zichzelf vast.

Welke gegevens vraagt de Belastingdienst bij een rittenregistratie?

Wie geen bijtelling wil betalen, moet aantonen dat de auto privé minder dan 500 kilometer per jaar wordt gebruikt. Daarvoor verwacht de Belastingdienst een sluitende rittenadministratie met onder meer kenteken, datum, kilometerstanden, vertrek- en bestemmingsadres en het zakelijke doel van de rit.

De administratie moet kloppen en controleerbaar zijn. Een GPS-tracker legt de objectieve gegevens vast: wanneer de auto reed, waar hij vertrok, waar hij aankwam en hoeveel kilometer dat was. Het doel van een rit, bijvoorbeeld een klantbezoek in Zoetermeer, legt u of uw chauffeur zelf vast. Controleer de actuele eisen op belastingdienst.nl of met uw boekhouder, want regels kunnen veranderen.

Hoe werkt rittenregistratie met een OBD-stekker tracker?

De OBD-stekker tracker klikt u zelf in de OBD-II-poort van uw bestelbus of personenauto. Zodra de auto rijdt, registreert de tracker de route en stuurt die naar uw online account. Daar ziet u per voertuig de ritten, de afgelegde afstand en de plekken waar de auto stilstond.

U hebt geen monteur nodig en de auto hoeft niet naar een werkplaats. De tracker komt per post, u zoekt de OBD-poort (vaak onder het stuur) en klikt hem erin. Daarna controleert u in uw account of de auto verschijnt. Voor een wagenpark van vijf bussen is dat een kwestie van een middag.

Tip: noteer bij de start de kilometerstand van de teller. Een tracker meet de afstand via GPS, en die kan een klein beetje afwijken van de teller in de auto. Een vaste controle van de tellerstand, bijvoorbeeld aan het eind van elke maand, houdt uw administratie scherp.

Wat is het verschil tussen een papieren en een digitale rittenregistratie?

Bij een papieren registratie vult de chauffeur elke rit zelf in, vaak achteraf. Bij een digitale rittenregistratie legt de tracker de objectieve gegevens automatisch vast. Dat scheelt invulwerk, voorkomt vergeten ritten en geeft u een overzicht per voertuig zonder dat u iets hoeft na te bellen.

Het grootste verschil merkt u aan het einde van de maand of het jaar. Met een boekje zoekt u dan naar ontbrekende regels en vraagt u chauffeurs om uitleg. Met een digitale ritgeschiedenis opent u het account, kijkt u terug naar een bepaalde dag en vult u alleen aan wat een tracker niet kan weten: het zakelijke doel van de rit.

Kunt u ook machines en voertuigen zonder OBD-poort registreren?

Ja, als het voertuig of de machine een eigen 12V- of 24V-accu heeft. Voor voertuigen zonder bruikbare OBD-poort gebruikt u de accu-tracker, die u met twee aansluitingen op de accupolen monteert. U installeert hem zelf en ziet daarna de ritten in hetzelfde account.

Denk aan een oudere bedrijfswagen, een vrachtwagen of een grondverzetmachine van een aannemer in het Rotterdamse havengebied. Let bij het aansluiten op de polariteit en het spanningssysteem, en raadpleeg bij twijfel het handboek of de fabrikant. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger of container, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. Volg dan het voertuig dat het materieel vervoert.

Wat kost digitale rittenregistratie voor een wagenpark?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand, inclusief de tracker die per post komt. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en omdat u zelf installeert, betaalt u geen monteur. U rekent eenvoudig: aantal voertuigen maal het maandbedrag.

Zet dat bedrag af tegen de uren die u nu kwijt bent aan het controleren van rittenboekjes en het uitzoeken van onduidelijke kilometers. Een administratie die achteraf moet worden gereconstrueerd, kost al snel meer tijd dan een maandabonnement. Omdat u maandelijks opzegt, past u het aantal trackers aan als uw wagenpark groeit of krimpt.

Privacy en afspraken met chauffeurs

Een tracker legt locatiegegevens vast die naar een medewerker te herleiden zijn. Informeer chauffeurs daarom vooraf, leg schriftelijk vast waarvoor u de gegevens gebruikt en verzamel niet meer dan nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen over het volgen van werknemers.

Maak duidelijke afspraken over privégebruik. Mag een chauffeur de bus mee naar huis nemen, dan moet zichtbaar zijn welke kilometers zakelijk zijn en welke privé. Een korte, open afspraak voorkomt discussie en laat zien dat de registratie bedoeld is voor een correcte administratie, niet voor controle op elke stap. Twijfelt u over wat is toegestaan, vraag dan juridisch advies.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u antwoorden op drie vragen die ondernemers vaak stellen over digitale rittenregistratie voor hun wagenpark: of een tracker voldoende is, of u een monteur nodig hebt en wat u doet bij een voertuig zonder OBD-poort.

Is een GPS-tracker voldoende voor een sluitende rittenadministratie? De tracker legt datum, tijd, route en afstand van elke rit vast. Het zakelijke doel van de rit en eventuele privéritten legt u zelf vast, zodat de administratie compleet is. Controleer de actuele eisen bij de Belastingdienst of uw boekhouder.

Heb ik een monteur nodig om de tracker te installeren? Nee. U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort, of u sluit de accu-tracker zelf aan op de accupolen. De tracker komt per post, dus u hoeft geen afspraak te maken bij een werkplaats.

Wat als mijn voertuig geen bruikbare OBD-poort heeft? Heeft het voertuig een 12V- of 24V-accu, dan gebruikt u de accu-tracker met twee aansluitingen op de accupolen. Heeft het materieel geen eigen accu, dan heeft FleetTrack Holland daarvoor geen tracker in het aanbod.

Start met digitale rittenregistratie

Bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker voor uw bussen en personenauto's, of de accu-tracker voor voertuigen zonder bruikbare OBD-poort. Installeer ze zelf en zie uw ritten in uw account. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor bedrijven in Rotterdam en Zuid-Holland.