Fleet Management in de Zorg: Zo Beheert u het Wagenpark van Thuiszorg en Wijkteams in Rotterdam en Zuid-Holland

Wat is fleet management in de zorg?

Fleet management in de zorg is het beheren van de voertuigen waarmee zorgmedewerkers cliënten bezoeken: thuiszorgauto's, wijkverpleging, bezorgers van hulpmiddelen en vervoer van cliënten. Het draait om overzicht over ritten, kilometers, planning en kosten, zodat zorgverleners meer tijd bij de cliënt hebben en minder met administratie.

Wie zoekt op fleet management zorg, heeft meestal een concreet probleem. Een thuiszorgorganisatie in Rotterdam-Zuid heeft tientallen auto's die de hele dag door de wijk rijden. De planner wil weten wie er dichtbij is als een cliënt onverwacht hulp nodig heeft. De administratie wil de kilometers kloppend krijgen zonder dat iedere verpleegkundige een boekje bijhoudt.

Dat zijn precies de vragen die GPS-tracking beantwoordt. Elk voertuig stuurt zijn locatie en ritten naar één online overzicht, ook als niemand belt.

Waarom is fleet management voor zorgorganisaties anders dan voor andere bedrijven?

Medewerkers in de thuiszorg maken veel korte ritten naar wisselende adressen, vaak met strakke tijdvensters en in eigen of leaseauto's. Daardoor spelen kilometerregistratie, onderlinge herplanning bij ziekte of een spoedoproep en de privacy van cliënten een grotere rol dan bij een bedrijf met vaste routes.

Een wijkteam in Capelle aan den IJssel rijdt een heel ander patroon dan een bouwbedrijf. Honderden stops per week, korte afstanden en veel parkeren in drukke woonstraten. Een kleine afwijking in de planning heeft direct gevolgen voor de cliënt die op zijn medicatie of ochtendzorg wacht.

Daarnaast gaat het om geld. Reiskosten, brandstof en onderhoud vormen een zichtbare post, en bij gemengd gebruik van zakelijke en privéritten moet de administratie op orde zijn. Een automatische ritregistratie neemt veel van dat handwerk weg.

Wat kunt u met GPS-tracking in de zorg regelen?

Met een GPS-tracker per voertuig ziet u live waar uw auto's zijn, krijgt u automatisch een ritregistratie en weet u hoeveel kilometers er zijn gereden. Dat helpt bij herplannen, bij het controleren van declaraties en bij het onderbouwen van privégebruik, zonder dat medewerkers handmatig een kilometerboekje bijhouden.

In de praktijk zijn er drie voordelen die zorgorganisaties het snelst merken:

• • Herplannen: valt een collega uit in Schiedam, dan ziet de planner welke auto het dichtstbij staat en kan de route direct worden aangepast.
• • Ritregistratie: begin- en eindadres, kilometers en stilstand worden vanzelf vastgelegd. Dat scheelt administratietijd en voorkomt discussie over declaraties.
• • Inzicht in gebruik: u ziet hoeveel kilometers een auto werkelijk maakt. Dat geeft houvast bij de vraag of een extra voertuig nodig is of dat er ruimte zit in de huidige planning.

Rijgedrag en stationair draaien zijn een derde onderwerp. Bespreek die patronen als verbeterpunt met het team, niet als verwijt.

Hoe pakt u privacy en AVG aan bij het volgen van zorgauto's?

Leg vooraf een duidelijk doel vast, informeer medewerkers, beperk de bewaartermijn en bepaal wie de gegevens mag inzien. In de zorg komt daar bij dat ritadressen iets over cliënten kunnen zeggen. Beperk inzage daarom tot wie het nodig heeft en maak privéritten niet standaard zichtbaar.

Het volgen van voertuigen betekent dat u persoonsgegevens van uw medewerkers verwerkt. Beschrijf in een korte regeling waarvoor u de gegevens gebruikt, bijvoorbeeld planning en kilometerregistratie, en waarvoor niet. Heeft uw organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan heeft die bij een systeem dat gedrag van medewerkers kan volgen vaak instemmingsrecht. Betrek hen dus op tijd.

Bij cliëntadressen is extra zorgvuldigheid op zijn plaats. Een locatie in een ritoverzicht kan herleidbaar zijn naar een cliënt, ook al staat er geen naam bij. Beperk daarom de groep die de ritgeschiedenis kan inzien en bewaar die niet langer dan nodig. Overleg bij twijfel met uw functionaris gegevensbescherming.

Welke tracker past bij uw zorgvoertuigen: OBD-stekker of accu-tracker?

Voor de meeste thuiszorgauto's en personenbusjes is de OBD-stekker tracker de eenvoudigste keuze: inklikken in de OBD-II-poort en klaar. Heeft een voertuig geen bruikbare OBD-poort, bijvoorbeeld een oudere rolstoelbus, dan sluit u de accu-tracker met twee aansluitingen aan op de 12/24V-accupolen. Beide installeert u zelf.

FleetTrack Holland levert precies deze twee trackers. De OBD-II-poort zit meestal onder het dashboard aan de bestuurderskant. U heeft geen gereedschap nodig en geen afspraak met een monteur, dus de auto hoeft niet uit de planning. Binnen enkele minuten verschijnt het voertuig in uw overzicht.

De accu-tracker vraagt iets meer zorgvuldigheid, maar blijft werk dat u zelf kunt doen. Hij werkt op zowel 12 als 24 volt. De tracker komt per post en is inbegrepen bij het abonnement, vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar. Voor materieel zonder eigen accu, zoals losse hulpmiddelen of een aanhanger, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod.

Hoe start u in een paar stappen met fleet management in de zorg?

Begin met een korte inventarisatie van uw voertuigen en uw grootste administratieve last. Stel een privacyregeling op, informeer uw team, bestel de trackers en installeer ze zelf. Start eventueel met een paar auto's in één wijkteam; omdat het abonnement maandelijks opzegbaar is, kunt u rustig uitbreiden.

Een werkbare volgorde ziet er zo uit:

1. Maak een lijst van alle voertuigen en kijk per voertuig of er een bruikbare OBD-poort is. 2. Leg doel, bewaartermijn en inzagerechten vast en bespreek dit met uw medewerkers. 3. Bestel per voertuig de passende tracker en installeer die zelf. 4. Gebruik de eerste weken het ritoverzicht naast uw huidige registratie, zodat u ziet of de cijfers kloppen.

Zo bouwt u op in uw eigen tempo, of u nu een klein team in Delft heeft of een organisatie met locaties verspreid over Zuid-Holland.

Veelgestelde vragen

Wat bedoelt men met fleet management in de zorg? Het is het beheren van de voertuigen die zorgmedewerkers gebruiken om cliënten te bezoeken. Het gaat om overzicht over locaties, ritten, kilometers en kosten, zodat planning en administratie soepeler verlopen.

Kan ik de trackers zelf plaatsen, ook in oudere zorgvoertuigen? Ja. De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort. Heeft een voertuig geen bruikbare OBD-poort, dan sluit u de accu-tracker met twee aansluitingen aan op de 12/24V-accupolen. U heeft hier geen monteur voor nodig.

Mag ik als zorgorganisatie mijn medewerkers in hun auto volgen? Dat mag als u een duidelijk doel heeft, uw medewerkers vooraf informeert en de gegevens niet langer bewaart dan nodig. Het valt onder de AVG. Leg het beleid schriftelijk vast en houd rekening met de privacy van cliënten en met instemmingsrecht van een ondernemingsraad.

Wilt u het wagenpark van uw zorgorganisatie in Rotterdam en Zuid-Holland in beeld krijgen? Bestel bij FleetTrack Holland de tracker die bij uw voertuigen past, vanaf €9,95 per voertuig per maand en maandelijks opzegbaar.