Autovolgsysteem: Hoe Het Werkt en Wat Het Oplevert voor uw Bedrijfsauto's in Rotterdam en Zuid-Holland

Wat is een autovolgsysteem?

Een autovolgsysteem is een gps-tracker in een auto of bestelbus die de positie van het voertuig bepaalt en via het mobiele netwerk naar een online portaal stuurt. U ziet daarin live waar elk voertuig is, welke ritten het heeft gereden en hoe lang het ergens heeft stilgestaan. Het wordt ook wel voertuigvolgsysteem, gps-volgsysteem of track & trace genoemd.

Voor een MKB-bedrijf met een paar bedrijfsauto's of een wagenpark van tientallen bestelbussen is het autovolgsysteem vooral een overzichtsinstrument. De wagenparkbeheerder, de planner en de administratie werken met dezelfde gegevens: wie reed wanneer waarheen, hoeveel kilometer staat er op de teller en welk voertuig is nu beschikbaar voor een volgende klus.

Het verschil met de navigatie in het dashboard is dat een autovolgsysteem niet voor de bestuurder werkt, maar voor het bedrijf. De gegevens gaan naar de planning, de rittenregistratie en bij diefstal naar de politie en de verzekeraar.

Hoe werkt een autovolgsysteem?

Een autovolgsysteem bestaat uit een tracker in het voertuig, een simkaart voor de dataverbinding en een portaal of app. De tracker bepaalt zijn positie via satellieten van gps, Galileo en GLONASS en stuurt die tijdens het rijden om de paar seconden tot elke minuut door. Het portaal maakt daar een kaart, ritregistratie en meldingen van.

• • de tracker: een vast ingebouwde unit achter het dashboard, een stekkerunit op de OBD-aansluiting of een accutracker met eigen batterij voor aanhangers en materieel
• • de dataverbinding: de simkaart stuurt de gegevens versleuteld door via 4G of LTE-M; zonder bereik bewaart de unit de gegevens en verzendt ze zodra er weer verbinding is
• • het portaal: de live kaart, de rittenhistorie, geofences en meldingen, met een app voor onderweg en vaak een koppeling met uw planning- of boekhoudpakket
• • de voertuiggegevens: een tracker op de OBD- of CAN-bus-aansluiting leest naast de positie ook de kilometerstand, het brandstofverbruik en storingscodes uit

Welke soorten autovolgsystemen zijn er?

Er zijn grofweg drie soorten: een vast ingebouwde tracker, een stekkertracker op de OBD-aansluiting en een draadloze accutracker. Vaste inbouw is het lastigst te saboteren en geschikt voor rittenregistratie; de stekkerunit is snel te wisselen tussen auto's; de accutracker past op aanhangers, machines en voertuigen zonder eigen stroomvoorziening.

Daarnaast is er onderscheid tussen een systeem dat alleen de positie toont en een systeem dat ook rijgedrag, kilometerstanden en een rittenregistratie voor de Belastingdienst levert. Voor een bedrijf dat vooral diefstal van een enkele bus wil voorkomen, volstaat een eenvoudige tracker. Wie de bijtelling wil vermijden of de administratie wil automatiseren, heeft een systeem nodig dat elke rit sluitend vastlegt.

Let bij de keuze op de meldinterval tijdens het rijden, de mogelijkheid om ritten als privé te markeren, de koppeling met uw planningspakket en de vraag of het portaal ook op de telefoon werkt.

Autovolgsysteem voor bedrijfsauto's in Rotterdam en Zuid-Holland

In Rotterdam en de rest van Zuid-Holland gebruiken vooral installateurs, bouwbedrijven, koeriers en servicediensten een autovolgsysteem. Zij rijden dagelijks met bestelbussen door de stad en over de A15, A16 en A20, en willen weten welke monteur het dichtst bij een spoedklus is en waar de bus met gereedschap 's nachts staat.

Een installatiebedrijf in Capelle aan den IJssel of Schiedam met monteurs verspreid over Den Haag, Delft en Dordrecht ziet in het portaal welke bus vrij is en stuurt die zonder belrondje naar de storing. Een koerier in het Westland die kwekers en veilingen bedient, geeft de klant een verwachte aankomsttijd op basis van de werkelijke positie.

Ook het verkeer speelt mee. Files bij de Beneluxtunnel, de Van Brienenoordbrug en op de A13 zijn dagelijkse kost. De planner ziet meteen welke voertuigen vaststaan en kan afspraken verzetten voordat de klant belt.

Beveiliging is in de regio een tweede reden. Bestelbussen met gereedschap en materiaal zijn een geliefd doelwit. Een geofence rond het bedrijfsterrein of de woonwijk van de monteur, met een bewegingsmelding buiten werktijd, geeft u een signaal op het moment dat een bus wordt verplaatst, en geeft de politie een actuele positie in plaats van een laatste zichtwaarneming.

Wat levert een autovolgsysteem op?

Een autovolgsysteem levert een efficiëntere planning, minder omrijden en stationair draaien, een automatische rittenregistratie, beter onderbouwde uren op de factuur en een grotere kans om een gestolen voertuig terug te vinden. Voor het MKB verdient het systeem zich meestal terug via bespaarde uren van planners en monteurs en minder discussie over gereden kilometers.

• • planning: de dichtstbijzijnde vrije bus inzetten voor een spoedklus, zonder belrondje langs monteurs
• • administratie: ritten, kilometers en werktijden automatisch vastgelegd voor urenverantwoording en facturatie
• • brandstof: inzicht in omrijden, stationair draaien en rijgedrag, zodat u gericht kunt bijsturen
• • onderhoud: werkelijke kilometerstanden per voertuig, zodat onderhoudsbeurten en de APK op tijd worden ingepland
• • beveiliging: de laatste bekende positie en een bewegingsmelding bij diefstal; sommige verzekeraars stellen een tracker als voorwaarde of geven korting op de premie

Autovolgsysteem en de rittenregistratie voor de Belastingdienst

Een autovolgsysteem kan dienen als sluitende rittenregistratie waarmee een werknemer of ondernemer aantoont dat de auto van de zaak niet meer dan 500 kilometer per jaar privé wordt gebruikt, zodat er geen bijtelling geldt. De Belastingdienst stelt daar eisen aan; systemen met het Keurmerk RitRegistratieSystemen voldoen daar aantoonbaar aan.

De registratie moet per rit de datum, de begin- en eindkilometerstand, het begin- en eindadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route en het karakter van de rit (zakelijk of privé) bevatten. Een tracker met een privéschakelaar of een app waarin de bestuurder een rit als privé markeert, maakt dat werkbaar. Bewaar naast de registratie ook de agenda en werkbonnen, zodat u bij een controle kunt onderbouwen waarom een rit zakelijk was.

Autovolgsysteem en de privacy van medewerkers

Zodra een autovolgsysteem de positie van een voertuig koppelt aan een bestuurder, verwerkt u persoonsgegevens en geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). U moet een duidelijk doel vastleggen, medewerkers vooraf informeren, de toegang beperken en de gegevens niet langer bewaren dan nodig. Is er een ondernemingsraad, dan is instemming vereist.

• • leg in het verwerkingsregister vast waarvoor u de gegevens gebruikt: planning, beveiliging, rittenregistratie of onderhoud
• • stel een kort reglement op en bespreek dat met de medewerkers voordat het systeem in gebruik gaat
• • bied een privéstand voor wie de bedrijfsauto ook buiten werktijd mag gebruiken
• • geef alleen planners en de wagenparkbeheerder toegang tot de live positie; de administratie heeft genoeg aan de rittenhistorie

Veelgestelde vragen

Is een autovolgsysteem hetzelfde als een rittenregistratiesysteem? Niet automatisch. Elk rittenregistratiesysteem gebruikt gps, maar niet elke gps-tracker levert een registratie die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Kijk naar het Keurmerk RitRegistratieSystemen en naar de mogelijkheid om ritten als privé te markeren als u de bijtelling wilt voorkomen.

Kan een autovolgsysteem worden gesaboteerd of uitgeschakeld? Een stekkerunit op de OBD-aansluiting kan iemand er eenvoudig uittrekken; goede systemen melden dat direct in het portaal. Een vast ingebouwde tracker zit verborgen en heeft vaak een eigen back-upbatterij, zodat hij blijft zenden als de accu wordt losgekoppeld.

Werkt een autovolgsysteem ook in een parkeergarage of tunnel? De satellietontvangst valt daar tijdelijk weg, maar de tracker onthoudt de laatste bekende positie en pakt de rit weer op zodra het voertuig naar buiten rijdt. In het portaal ziet u dan waar het voertuig de garage of tunnel in- en uitreed, en de ritregistratie blijft compleet.

Conclusie

Een autovolgsysteem geeft u het overzicht dat een whiteboard of een belrondje langs monteurs niet biedt: waar elke bus staat, welke ritten er zijn gereden en of alles 's nachts nog op het terrein in Rotterdam, Zoetermeer of Dordrecht staat. Kies een systeem dat past bij uw doel: een eenvoudige tracker tegen diefstal, of een sluitende rittenregistratie die de administratie en de bijtelling regelt. En regel de privacy van uw medewerkers vooraf, niet achteraf.

Wilt u weten welk autovolgsysteem past bij uw bedrijfsauto's in Zuid-Holland? Vraag een vrijblijvende wagenparkscan aan bij FleetTrack Holland in Rotterdam.